Jules MUAMBA

· Gérer les responsables de terrain en veillant à ce que les plans d'apprentissage et de développement soient en place et que les activités de renforcement des capacités requises soient identifiées.

· Veiller à ce que la mise en œuvre du programme sur le terrain se déroule dans les délais, dans le respect du budget et en mettant l'accent sur une programmation de qualité.

· Visiter régulièrement les sites de terrain pour travailler en face à face avec les responsables de terrain sur les principaux défis et les besoins de soutien (si la sécurité le permet)

· Représenter la direction sur le terrain dans les processus clés à l'appui de la gestion du cycle de projet

· Assurer la mise en place des comités de risques des bureaux extérieurs

· Travailler avec les responsables de terrain pour élaborer des budgets principaux au niveau du terrain et contribuer à la stratégie de réponse globale

· En étroite collaboration avec les partenaires et bailleurs, nous contribuons à garantir que les propositions élaborées ont des coûts de soutien sur le terrain adéquats et sont réalistes par rapport aux réalités du terrain.

· Soutenir le recrutement et s'assurer que les programmes/projets sont dotés d'un personnel adéquat

· Élaborer et mettre en œuvre des procédures de sécurité et de sûreté efficaces pour plusieurs bureaux au sein de la base ou de la zone de terrain, en veillant à ce que celles-ci soient mises à jour et révisées à intervalles réguliers et que les nouveaux programmes soient élaborés autour de considérations de sécurité.

· Les responsables de terrain aident à gérer les processus logistiques pour se procurer, stocker et distribuer les stocks, les fournitures et les services afin de garantir la réalisation en temps voulu des objectifs du projet au sein de la base ou de la zone de terrain.

· Développer et mettre en œuvre une évaluation participative pour contribuer à la planification des programmes et aux processus MEAL

· Gérer et motiver le personnel des bases terrain pour qu'il soit performant dans ses rôles et responsabilités respectifs. Cela comprendra le renforcement des pratiques de bien-être du personnel tenant compte des questions de genre.

· Identifier les opportunités d’apprentissage et de formation pour le personnel et les partenaires de et travailler comme mentor et modèle pour le personnel moins expérimenté.

· Diriger le renforcement des capacités du personnel sur les principes humanitaires et coordonner les principales initiatives de renforcement des capacités sur le terrain pour leur permettre de garantir la sécurité, la qualité et l'intensification.

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Représentation, plaidoyer et apprentissage organisationnel :

· Encadrer les équipes de terrain pour garantir que le travail est bien coordonné avec les efforts des autres agences et du gouvernement, et jouer un rôle de leader au sein des forums de coordination inter institutions, en veillant à ce que les besoins spécifiques des enfants soient pris en compte.

· Le cas échéant, identifier les opportunités et le matériel permettant de contribuer aux communications et au travail médiatique

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Général:

· Se conformer aux politiques et pratiques de l’organisation en matière de protection de l’enfance, de code de conduite, de santé et de sécurité, d’égalité des chances et d’autres politiques et procédures pertinentes.

· Assurer la sécurité, la santé et le bien-être du personnel et s'assurer que la gestion du personnel et les autres processus, politiques et systèmes reflètent les principes d'équité et de justice

COMPÉTENCES POUR CE RÔLE :

1. Fournir des résultats

Assume sa responsabilité personnelle et tient les autres responsables de la réalisation de nos objectifs ambitieux pour les enfants, en améliorant continuellement ses propres performances ou celles de l'équipe/organisation.

1. Résolution de problèmes et prise de décision

Prend des décisions efficaces, réfléchies et opportunes en recueillant et en évaluant les informations pertinentes provenant de l’intérieur ou de l’extérieur de l’organisation.

Niveau requis : Niveau requis : Compétent / Accompli (selon l'ampleur et la complexité de l'urgence)

1. Innover et s'adapter

Développe et met en œuvre des solutions innovantes pour s’adapter et réussir dans des environnements mondiaux et professionnels en constante évolution et incertains.

Niveau requis : Compétent / Accompli (selon l'ampleur et la complexité de l'urgence)

De Mars 2022 à nos

De février 2022 à Mars 2022

Taches financier

• S’assurer que les justificatifs et pièces comptables soient conformes aux règles et procédures de WAR CHILD UK
• Analyser et/ou établir les différents documents comptables internes avant de procéder au paiement
• Effectuer les paiements en s’assurant que tous les documents financiers soient validés par les services concernés
• Saisir dans le format Excel du logiciel PSF les transactions quotidiennement et chronologiquement dans le livre de Caisse, Journal de Justification (OD).
• Garantir la tenue régulière de la caisse (veiller au strict respect des Politiques de caisse) ;
• Disposé à contrôler quant aux encaisses physiques au moins une fois la semaine et/ou inopiné et produire un document justificatif (cash count);
• Garant de la conformité des pièces justificatives selon les règles généralement admises en documentation comptable et Garant de la bonne allocation : des dépenses par budget et bailleurs de fonds mais également par nature selon le plan comptable interne ;
• Maintenir un système d’archivage et classement : en dur et Originale de tous les dossiers financiers ;
• Délégation d'Autorité : Veiller au respect du règlement des signatures et au système d’approbation des dépenses avant chaque décaissement ;
• Balance Sheets des avances ouvertes aux noms des staffs, des comptes de virement interne et des comptes de trésorerie ;
• Prévisionnel : participer sous le guide du manager des finances à la préparation de la liste mensuelle des besoins en collaboration avec le staff programme pour la requête des fonds ;
• Rapportage : Responsable de la clôture comptable mensuelle sous la supervision du Finance Officier, y compris toutes les checks listes prévues demandées par le siège (vérifie les imputations, suivi des avances et des virements internes) ;
• Audit : Préparer les audits internes et externes en ce qui concerne toute la documentation nécessaire ;
• Faire une sauvegarde journalière des enregistrements comptables sur un disque externe et envoyer une copie chaque semaine au Finance Officier en réservant copie au Finance Manager ;
• Effectuer toute autre tâche telle que demandé par mon supérieur.
• Vérifier les demandes de paiement afin de s’assurer de leur exactitude et si toutes les pièces justificatives appropriées ont été fournies et que la codification de projet

Taches Administratif :

• Faire le suivie des convention et contrats signé avec entre WAR CHILD UK et les tiers (contrat de bail, contrat de consultances, visas, etc…
• Faire le suivie des listes des présences, les absences ainsi que les congés du personnelle
• Préparations les différentes déclarations et cotisation des différents services de l’Etat tels que :(CNSS, INPP, ONEM, DGI, etc…)

JUIN 2020 à DECEMBRE 2021

Taches :

• Assurer la clôture hebdomadaire et mensuelle de la caisse de Tshikapa et transmettre le rapport à la hiérarchie (Finance Officier)
• Faire le rapprochement mensuel des comptes du bilan
• Production et mise à disposition mensuelle des supports de justification des comptes du bilan
• S’assurer que les justificatifs fournis pour toutes les dépenses répondent aux réquisitions en matière de contrôle interne et sont conformes aux procédures de War Child UK avant la saisie dans les livres de caisse ;
• S’assurer de la description standard, simple et compréhensible pour toutes les transactions dans le journal de caisse.
• Tenir à jour les livres des caisses en électronique
• Maintenir à jours les livres des avances
• Effectuer un comptage hebdomadaire et mensuel du cash physique et classer la preuve d’arrêter caisse
• Assurer un système de classement des pièces en dur et électroniques de manière complète et cohérent
• Préparer les formulaires de sortie et d’entrées des fonds par caisse
• Préparer les approvisionnements du coffre-fort en devise et en monnaie national tout en respectant le plafond déterminer par le manuel de gestion de la caisse
• Veillez à l’exactitude des imputations budgétaire et comptable
• Veillez à n’est pas payer une pièce raturée si elle n’est pas certifiée
• Fournir le rapport hebdomadaire (la compta) de la caisse chaque vendredi
• Supervision occasionnelle d'autres employés en l'absence du responsable direct lorsqu'il est nécessaire.
• Etablir le procès-verbal d’arrêter caisse et sa réconciliation
• Cacheter toutes les pièces avec la mention obligatoire (la mention PAID BY) pour permettre à chaque bailleur des fonds de s’assurer que ces fonds ont été affectés à ses activités tels que prévue dans le plan de travail

Taches Financière :

• Assurer la gestion de la trésorerie de l’organisation, principalement la gestion des virements et des comptes bancaires ;
• Etablir des documents comptables, notamment l’affectation analytique et l’imputation des pièces comptables ainsi que la saisie, le rapprochement bancaire et les rapports périodiques suivant les échéances convenues dans l’organisation ;
• Participer à l’élaboration des budgets prévisionnels annuels et les Etats financiers ;
• Elaborer des rapports financiers suivant les lignes budgétaires de l’organisation ;
• Assurer l’administration comptable de la paie du personnel, notamment les virements des salaires, les vérifications et mises en œuvre des implications organisationnelles et légales liées aux modifications dans la structure des rémunérations, le suivi des relations avec les organismes sociaux et fiscaux, les assureurs ;
• Assurer la mise à jour du fichier comptable
• Préparer les rapports mensuels à savoir les cash balances ainsi que les réconciliations bancaires ;
• Faire le rapprochement bancaire toutes les fins du mois
• S’assurer du respect des procédures comptables pour chaque pièce comptable avant saisie en comptabilité
• Supervisé et vérifié la tenue régulière de la caisse
• Tenir le livre de banque et saisir les Operations journalière dans le système
• Vérifié la conformité des pièces justificatives, la bonne allocation par code budgétaire et le bailleur pour chaque écriture
• Faire la sauvegarde journalière des enregistrements comptables sur un disque externe
• Contrôler le niveau des lignes budgétaires activités ;
• Préparer pour validation toutes les dépenses sollicitées par les projets en s’assurant de l’existence d’un budget approuvé, la disponibilité de fonds suffisants dans la ligne budgétaire pour engager les dépenses prévues.
• Effectuer tous les paiements du bureau (Cheque ou virement) et s’assurer de l’exhaustivité des liasses
• Faire les imputations comptables suivant les le système comptable ;

Taches Administratif :

• Organiser les voyages des staffs sur terrain
• Faire le suivie des convention et contrats signé avec entre AEFID ONG et les tiers (contrat, contrat de consultances, visas, etc…
• Faire le suivie des listes des présences, les absences ainsi que les congés du personnelle
• Préparations les différentes déclarations et cotisation des différents services de l’Etat tels que :(CNSS, INPP, ONEM, DGI, etc…)
• Traiter les courriers électroniques et physique