JUNIOR KIAMA KIBINZEMBO

· Gestion de la chaîne des Approvisionnements (de tous les bureaux MSH en RD Congo)

· Gestion du parc automobile (de tous les bureaux MSH en RD Congo)

· Superviser le gestionnaire des voyages

· Gestion évènementielle (de tous les bureaux MSH en RD Congo)

· Gestion des équipements (asset)

· Gestion des inventaires de tous les bureaux du projet en RD Congo

· Travaille avec l’équipe IT pour la mise en place des infrastructures informatiques dans les différents bureaux du projet

· Supervision du gestionnaire des stocks (Matières et fournitures, station carburants, Magasin pièces de rechanges,…)

·

· Gestion de l’équipe de la chaîne des Approvisionnements (celle de Kinshasa ainsi que celles des 7 provinces d’intervention de Chemonics);

· Gestion du charroi et des engins motorisés (Planification des mouvements des véhicules et motos en fonction des demandes, entretiens et réparations des véhicules et motos, analyse de la consommation des véhicules et des motos en carburants par rapport au kilométrage parcourus, gestion des générateurs,…) ;

· Gestion des équipements (asset), y compris les équipements de télécommunication (téléphone portable et modem), et ceux informatiques) ;

· Gestion des inventaires

· Travaille avec l’équipe IT pour la mise en place des infrastructures informatiques dans les différents bureaux et site du projet

· Supervision du gestionnaire des stocks (Matières et fournitures, station carburants, Magasin pièces de rechanges,…) ;

· Supervise les mouvements des expéditions ;

· Gestion des bureaux et résidences :

· Gestion des Assurances :

· Gestion de la sécurité ;

· Gestion de l’administration des voyages y compris les réservations d’hôtel, les lettres d’invitation ainsi que les démarches d’obtention des visas.

· Travaille avec les agences en douane pour assurer le dédouanement des équipements et autres biens du projet. (Tous les biens à l’exception des produits médicaux)

* Gestion du parc automobile

· Assurer la gestion du charroi automobile de Kinshasa conformément aux lois du pays et aux procédures de MSH.

· Assurer la maintenance du charroi automobile de Kinshasa selon les normes de l’organisation et du fabricant.

· S’assurer que les polices d’assurance du charroi automobile de Kinshasa sont à jour.

· Superviser les chauffeurs

* Gestion des voyages

· Gérer la réservation et l’achat des billets et chambres d’hôtel pour les voyages professionnels.

· Analyser les offres des billets d’avion, services hôteliers et sélectionner les prix les plus avantageux.

· Faire la liaison avec les représentants des compagnies d’aviation, les agences de voyage et les autorités aéroportuaires comme requis.

· Conseiller le personnel sur les questions concernant les voyages, ce qui inclut: l’acquisition de visas, passeports, permis de travail et résidence, etc.

· Assurer tous les visas requis pour les entrées et sorties du pays et pour les voyages officiels hors du pays.

· Maintenir le suivi des dossiers de visas des expatriés et de leurs familles et tout autre document relatif.

· Assurer la conformité avec les règlements sur le voyage de l’USAID/RDC/MSH et de la RDC.

· Développer des directives et procédures pour le personnel de l’USAID/RDC/MSH selon les règles de voyage. Former le personnel sur ces directives et superviser l’adhésion aux procédures.

· Comparer les factures des agences de voyage aux termes des contrats et services rendus actuellement.

* Gestion évènementielle

· Coordonner les visites spéciales et visites VIP en fournissant les itinéraires et le soutient dans le pays (chauffeurs, téléphone, le kit d’accueil, etc.).

· Préparer et fournir kits d’accueil et des brochures d’informations pour les visiteurs, consultants et personnels international.

· Fournir le soutien logistique pour les évènements de l’USAID/RDC/MSH tel que les formations, les ateliers, et les réunions; assister le bureau régional dans des activités similaires.

· Maintenir les registres des évènements et voyages; préparer les rapports et analyse comme requis.

Gérer la chaine d’approvisionnement

· Gestion de la chaîne des Approvisionnements

· Réception des demandes des différents départements,

· Préparation des dossiers de paiement et soumission aux services de finances pour le paiement des fournisseurs (soumettre quotidiennement le rapport des achats à la hiérarchie);

· La confection de la liste des fournisseurs

· Assurer un suivi de toutes les commandes auprès des fournisseurs.

· Etablir les paiements des fournisseurs et les transmettre aux finances

· Procéder aux appels d’offres pour les différents achats de biens ou services

· Préparer les contrats des fournisseurs et consultants en respectant les périodes de prestation.

· Assurer l’évaluation de performance annuelle des fournisseurs avec le

Comité d’achat

· Actualisation des contrats des fournisseurs agrées avant la date d’échéance

· Tenir un classement de tous les dossiers de paiement par projet pour un accès facile

Gestion administrative

· Echanger avec les demandeurs de voyage de leurs plans de mouvement, superviser toutes les démarches liées à l’obtention de tous les documents nécessaires pour permettre aux voyageurs de se déplacer librement et dans des bonnes conditions.

· superviser les réservations d’hôtels

· Superviser la chargée des voyages sur l’obtention et le renouvellement des visas, permis de conduire et lettre d’invitation des staffs et visiteurs,

· Envoyer le paquet d’orientation et de sécurité aux visiteurs venant de l’extérieur

· superviser les départs et arrivées des staffs et visiteurs en collaboration,

· Tenir la petite caisse : préparer les dossiers de payement á faire vérifier par le comptable, effectuer tous les payements, justifier les fonds de petites caisses et demander les remboursements nécessaires afin de garder le niveau de la petite caisse.

· Préparer les demandes de paiements des factures.

· Préparer les factures des contrats de bail, connexion internet, gardiennage, carburant et lubrifiants et autres abonnements de la mission.

· Coordonner l’organisation de réunions et autres manifestations (réservation salle de réunion, …),

· Participer à l’inventaire

· Veillez au suivi de la police d’assurance des véhicules et incendie des différents

· Immeubles loués par la mission en s’assurant de leurs régularités auprès du courtier

· d’assurance

· Assurer la compilation des transactions dans la matrice des achats, l’actualisation des informations dans la matrice et les transmettre à la hiérarchie

· Apporter un appui pour l’obtention des différents documents légales dans le cadre du partenariat para étatique,

· Préparer les différents documents pour des audits

Gérer la flotte des véhicules

· S’assurer que les assignations des véhicules répondent aux besoins réels ;

· Coordonner les déplacements des véhicules du projet et ceux loués ;

· S’assurer que les chauffeurs et conducteurs respectent les politiques, notamment en vérifiant régulièrement les carnets de bord, les taux de consommation et autres indicateurs ;

· S’assurer que les véhicules soient toujours dans le meilleur état possible et que les véhicules en panne soient réparés le plus rapidement possible.

· S’assurer que les interventions mécaniques sont bien faites, et le plus économiquement possible etc ;

· S’assurer que les véhicules aient toujours des réserves de carburant amples et soient toujours propres ;

· S’assurer que les factures pour utilisation personnelle et prêt inter projets sont disponibles le plus vite possible après la date de clôture décidée ;

· S’assurer que les véhicules possèdent des pièces en ordre, notamment l’inspection, l’assurance locale, l’assurance internationale et les dossiers de déclarations d’assurance ;

· Suivre les dossiers d’accident ;

· Faire le planning des courses à effectuer par les chauffeurs quotidiennement, et en cas de courses liées aux petits achats, veiller au respect des normes établies ;

· Gérer les performances des chauffeurs en collaboration avec le chef de charroi.

Gestion des équipements

· Coordonner les installations d’équipements en coordination avec les responsables des équipes qui les utiliseront ;

· S’assurer que les équipements soient les plus appropriés possibles en fonction des besoins et des budgets ;

· S’assurer que tous les équipements reçoivent un numéro qui les identifie. S’assurer que L’inventaire des équipements est à jour et correct. Bien s’assurer que les transferts, prêts, mises au rebut sont enregistrés ;

· S’assurer que tous les équipements (bureau, communication, électrique etc.) sont bien entretenus et qu’ils restent en bon état de marche, que toute panne est correctement diagnostiquée et rapidement réparée. Gérer les contrats d’entretien de façon dynamique ;

· S’assurer que les utilisateurs ont les informations requises pour utiliser et préserver les équipements ;

· S’assurer que les personnes ayant des équipements assignés en prennent soin. Faire déclarer toute perte ou dommage promptement et préconiser les mesures appropriées.

Supervision de la gestion des stocks

· Coordonner la Gestion des stocks de l’entrepôt et superviser les journaliers.

·

· S’assurer que les inventaires sont gérés selon les procédures de CARE dans l’intérêt du

· projet ;

· S’assurer que les méthodes de travail sont efficaces et que le personnel impliqué dans la

· gestion des stocks a les compétences requises et les outils appropriés (programmes informatiques par exemple) ;

· S’assurer que les niveaux de stocks de carburant, pièces détachées et fournitures de bureau sont toujours optimaux ;

· S’assurer que les matériels de projet en transit sont bien protégés ;

· S’assurer que tous les rapports d’inventaire sont corrects et soumis dans les temps voulus ;

· S’assurer que l’organisation des stocks physiques est claire et que les dépôts sont bien

· sécurisés.

· Veiller à la concordance entre le rapport mensuel des stocks présenté par le magasinier et le stock physique en magasin ;

· Effectuer des réconciliations surprises entre la situation présentée par les documents tenus par le magasinier, et la situation réelle en magasin;

· Veiller à la tenue du magasin conformément aux procédures de CARE.

· Coordonner les expéditions sur les sites.

· Supervision la gestion des travailleurs journaliers.

· Assister dans la planification, organisation et l’achat des fournitures et des matériels conformément aux règles et procédures de l’UNOPS ;

· Assurer un suivi et reporting de l’état d’avancement des plans d’achats de l’unité ;

· Organiser le tenue des réunions et assurer le secrétariat du comité d’évaluation pour l’acquisition des biens et services relatif aux projets de l’unité et ce, conformément aux règles procédures de l’UNOPS ;

· Assurer l’archivage physique et électronique et, le cas échéant, la mise à jour des dossiers des biens et services relatif à l’unité et ce conformément aux règles et procédures de l’UNOPS ;

· S’assurer de la documentation de tout mouvement de matériels, de la traçabilité des bordereaux d’expédition ainsi que de l’établissement des listes de colisage manquant;

· Vérifier la conformité entre les matériels reçus et le bordereau d’expédition ainsi que la liste de colisage ;

· Créer des vendors et les bons de commande (purchase order) dans atlas en veillant à ce que les données saisies soient corrects tant du point de vue littéral que numéral ;

· Préparer les requêtes de paiement des fournisseurs ;

· Assurer le suivi de la livraison du matériel ou des fournitures commandés, et procéder à la vérification de la conformité du matériel livré aux commandes effectués ;

· Inventorier et tenir à jour la liste des matériels acquis ;

· Assurer le transfert de tous bien et matériels acquis aux clients (au cas applicable) en conformité avec les règles et procédures de l’UNOPS;

· Préparer la documentation et les outils nécessaires pour les réunions internes et externes, le cas échéant, en dresser les procès verbaux ;

· Assister dans la gestion des fournitures et le matériels des bureaux (papier, photocopieuse, imprimante,…) en bon père de famille ;

· Assister dans l’inventaire et tenir à jour la liste des matériels acquis par l’unité ;